Custom Fields y Tags en GoHighLevel

La diferencia entre un CRM que simplemente almacena contactos y uno que realmente impulsa tu negocio está en cómo organizas la información. GoHighLevel ofrece dos herramientas fundamentales para esto: los campos personalizados (custom fields) y las etiquetas (tags). Aunque a primera vista parecen similares, tienen funciones distintas y complementarias. Usarlos correctamente determina la calidad de tus segmentaciones, la precisión de tus automatizaciones y la utilidad de tus reportes.

En este tutorial explicamos qué son, cuándo usar cada uno, cómo configurarlos y las buenas prácticas que evitarán que tu CRM se convierta en un caos inmanejable.

Campos Personalizados: Qué Son y Para Qué Sirven

Un campo personalizado es un dato estructurado que se almacena en la ficha de un contacto. Piensa en ellos como columnas adicionales en una base de datos. Mientras que GoHighLevel incluye campos estándar (nombre, email, teléfono, dirección), los campos personalizados te permiten registrar cualquier información específica de tu negocio.

Tipos de campos personalizados en GoHighLevel

GoHighLevel ofrece diversos tipos de campos, cada uno diseñado para un tipo de dato concreto:

Texto (Text):

• Para información breve y libre: nombre de empresa, cargo, número de identificación.
• Limitación: no permite búsquedas avanzadas ni segmentación precisa si el contenido varía mucho.
• Uso ideal: datos únicos que no se repiten entre contactos.

Texto largo (Text Area):

• Para notas extensas: observaciones del comercial, historial de conversaciones, requisitos especiales.
• No se usa para segmentación sino para contexto.
• Uso ideal: información cualitativa que complementa los datos estructurados.

Número (Number):

• Para valores numéricos: facturación anual del cliente, número de empleados, puntuación de satisfacción.
• Permite filtrar por rangos (mayor que, menor que, entre).
• Uso ideal: métricas cuantificables que necesitas comparar o filtrar.

Desplegable (Dropdown):

• Para seleccionar una opción de una lista predefinida: sector de actividad, fuente de captación, nivel de servicio.
• Ideal para segmentación porque las opciones están estandarizadas.
• Uso ideal: cualquier dato que tenga un conjunto finito y predecible de valores posibles.

Selección múltiple (Multiple Options):

• Similar al desplegable pero permite seleccionar varias opciones simultáneamente: servicios contratados, intereses, idiomas.
• Uso ideal: cuando un contacto puede pertenecer a varias categorías del mismo campo.

Fecha (Date):

• Para fechas específicas: fecha de contrato, fecha de última compra, fecha de vencimiento, cumpleaños.
• Permite automatizaciones basadas en fechas (enviar email X días antes/después).
• Uso ideal: cualquier fecha que necesites para automatizaciones o seguimiento temporal.

Casilla de verificación (Checkbox):

• Para valores binarios de sí/no: acepta marketing, es cliente activo, tiene producto X.
• Simple y efectivo para filtros rápidos.
• Uso ideal: estados booleanos que no necesitan más matices.

Archivo (File Upload):

• Para adjuntar documentos a la ficha del contacto: contratos firmados, documentación, presupuestos.
• No se usa para segmentación sino para acceso rápido a documentos relevantes.
• Uso ideal: documentación asociada al contacto.

Monetario (Monetary):

• Para valores económicos: valor del contrato, presupuesto del cliente, ticket medio.
• Incluye formato de moneda automático.
• Uso ideal: datos financieros asociados al contacto.

Teléfono (Phone):

• Para números de teléfono adicionales: teléfono de empresa, contacto alternativo.
• Incluye validación de formato.
• Uso ideal: cuando necesitas más de un número de contacto.

Cuándo crear un campo personalizado

Crea un campo personalizado cuando:

• El dato es específico del contacto y varía entre personas.
• Necesitas filtrar o segmentar por ese dato.
• El dato tiene un valor único por contacto (o un conjunto reducido).
• Quieres usar el dato en automatizaciones como condición.
• El dato se puede estandarizar en un tipo de campo concreto.

No crees un campo personalizado cuando:

• La información es temporal o cambiante (usa notas o el historial de actividad).
• Es una categoría amplia que puede aplicarse a muchos contactos (usa etiquetas).
• El dato no tiene utilidad para segmentación ni automatización.

Para entender cómo estos campos se integran en la gestión completa de contactos, consulta nuestra guía sobre HighLevel CRM.

Etiquetas (Tags): Qué Son y Para Qué Sirven

Las etiquetas son marcadores ligeros que se asignan a los contactos para clasificarlos. A diferencia de los campos personalizados, las etiquetas no tienen tipo de dato ni valor asociado: o un contacto tiene la etiqueta o no la tiene. Son binarias por naturaleza.

Características clave de las etiquetas

• Sin estructura predefinida: puedes crear cualquier etiqueta sobre la marcha.
• Acumulables: un contacto puede tener decenas de etiquetas simultáneamente.
• Reversibles: se añaden y se eliminan con facilidad.
• Automatizables: las automatizaciones pueden añadir, eliminar o verificar etiquetas.
• Visibles: aparecen directamente en la ficha del contacto para referencia rápida.

Usos principales de las etiquetas

Segmentación por comportamiento:

• “abrió-email-promo” para quienes abrieron una campaña específica.
• “visitó-pagina-precios” para quienes llegaron a la página de precios.
• “descargó-ebook” para quienes completaron un formulario de contenido.
• “asistió-webinar-marzo” para participantes de eventos.

Segmentación por estado comercial:

• “lead-caliente” para leads con alta probabilidad de conversión.
• “presupuesto-enviado” para quienes ya tienen una propuesta.
• “cliente-activo” para clientes con contrato vigente.
• “ex-cliente” para quienes cancelaron.
• “no-contactar” para quienes pidieron exclusión.

Segmentación por origen:

• “fuente-google-ads” para leads de campañas de Google.
• “fuente-meta-ads” para leads de Facebook/Instagram.
• “fuente-referido” para leads por recomendación.
• “fuente-organico” para leads del tráfico SEO.

Segmentación por interés:

• “interesado-seo” para quienes mostraron interés en servicios SEO.
• “interesado-web” para quienes preguntaron por diseño web.
• “interesado-automatizacion” para quienes quieren automatizar procesos.

Disparadores de automatización:

• Cuando se añade la etiqueta “nuevo-cliente”, se activa la secuencia de bienvenida.
• Cuando se añade la etiqueta “póliza-vencida”, se activa la secuencia de recuperación.
• Cuando se elimina la etiqueta “cliente-activo”, se activa la secuencia de reactivación.

Para configurar automatizaciones basadas en etiquetas, consulta nuestra guía sobre GoHighLevel Workflows.

Campos Personalizados vs Etiquetas: Cuándo Usar Cada Uno

Esta es la pregunta más frecuente y la fuente de la mayoría de errores de organización. La regla general es:

Usa un campo personalizado cuando el dato tiene un valor específico y variable. Ejemplo: “Sector de actividad” con opciones como “Inmobiliaria”, “Salud”, “Legal”, “Educación”.

Usa una etiqueta cuando el dato es binario (se tiene o no se tiene) y puede acumularse. Ejemplo: “interesado-inmobiliaria”, “interesado-salud”, “interesado-educación” (un contacto puede estar interesado en varios sectores).

Tabla de decisión práctica

El error más común

El error más frecuente es usar etiquetas para datos que deberían ser campos personalizados. Por ejemplo, crear etiquetas como “sector-inmobiliaria”, “sector-salud”, “sector-legal” en lugar de un campo desplegable “Sector”. El problema es que con etiquetas no puedes filtrar de forma excluyente con facilidad, ni garantizar que cada contacto tenga exactamente un sector asignado.

Al revés, crear campos personalizados para datos que son puramente acumulativos (como las campañas a las que ha respondido un contacto) genera campos vacíos y dificulta la visualización.

Listas Inteligentes (Smart Lists)

Las listas inteligentes de GoHighLevel combinan campos personalizados y etiquetas para crear segmentos dinámicos. A diferencia de una lista estática, una lista inteligente se actualiza automáticamente: si un contacto cumple los criterios, entra; si deja de cumplirlos, sale.

Cómo crear una lista inteligente efectiva

Una lista inteligente se define combinando filtros:

Ejemplo 1: Leads calientes para SEO

• Etiqueta: “interesado-seo” (presente).
• Campo personalizado “Puntuación lead” mayor que 70.
• Etiqueta: “presupuesto-enviado” (no presente, es decir, aún no se le ha enviado propuesta).

Ejemplo 2: Clientes con riesgo de abandono

• Etiqueta: “cliente-activo” (presente).
• Campo personalizado “Fecha último contacto” anterior a hace 60 días.
• Campo personalizado “Satisfacción” menor que 3.

Ejemplo 3: Oportunidades de venta cruzada

• Etiqueta: “cliente-activo” (presente).
• Campo personalizado “Servicios contratados” contiene “SEO” pero no contiene “Ads”.
• Campo personalizado “Facturación anual” mayor que 200.000 euros.

Listas inteligentes como disparadores

Las listas inteligentes se pueden usar como punto de partida para automatizaciones. Cuando un contacto entra en la lista, se activa un workflow. Cuando sale, se activa otro. Esto permite crear sistemas reactivos que responden a cambios en el perfil del contacto sin intervención manual.

Para explorar todas las opciones de tutoriales de la plataforma, visita nuestra sección de tutoriales GoHighLevel.

Organización y Nomenclatura: Buenas Prácticas

Un CRM sin convenciones de nomenclatura se convierte rápidamente en un vertedero de datos. Estas son las prácticas que recomendamos:

Para campos personalizados

Usa prefijos por categoría:

• “BIZ_” para datos de negocio: BIZ_sector, BIZ_facturacion, BIZ_empleados.
• “MKT_” para datos de marketing: MKT_fuente, MKT_campana_entrada, MKT_puntuacion_lead.
• “SVC_” para datos de servicio: SVC_plan, SVC_fecha_inicio, SVC_renovacion.
• “INT_” para datos internos: INT_asignado_a, INT_prioridad, INT_notas_comercial.

Nombra en inglés o español, pero sé consistente. No mezcles “fecha_contrato” con “renewal_date”.

Documenta cada campo. Mantén un documento con la lista de campos personalizados, su tipo, opciones posibles y para qué se usa. Es la única forma de que un nuevo miembro del equipo entienda el sistema.

Limita el número de campos. Más campos no significa mejor organización. Cada campo que creas es un campo que alguien tiene que rellenar. Si un campo lleva meses sin usarse, elimínalo.

Para etiquetas

Usa formato kebab-case consistente: “lead-caliente”, “fuente-google-ads”, “asistió-webinar-marzo”.

Agrupa con prefijos cuando tengas muchas:

• “src_” para fuentes: src_google-ads, src_meta-ads, src_referido.
• “int_” para intereses: int_seo, int_web, int_automatizacion.
• “evt_” para eventos: evt_webinar-marzo, evt_taller-abril.
• “st_” para estados: st_lead-caliente, st_presupuesto-enviado, st_cliente-activo.

Evita etiquetas redundantes. Si tienes “cliente” y “cliente-activo”, define cuándo se usa cada una. Si significan lo mismo, elimina una.

Revisa y limpia periódicamente. Las etiquetas se multiplican rápido. Programa una revisión trimestral para eliminar etiquetas obsoletas, fusionar duplicados y actualizar la documentación.

Errores de nomenclatura que debes evitar

• Espacios en nombres de etiquetas: usa guiones. “lead caliente” puede causar problemas en integraciones.
• Caracteres especiales: evita acentos y caracteres especiales en etiquetas y nombres internos de campos (sí en las etiquetas visibles al usuario).
• Nombres ambiguos: “tipo1”, “nuevo”, “prueba” son nombres que en tres meses nadie recordará qué significan.
• Nombres demasiado largos: “clientes-que-asistieron-al-webinar-de-automatización-de-marzo-2026” es inmanejable. Usa “evt_webinar-auto-mar26”.

Integración con Workflows y Automatizaciones

Los campos personalizados y las etiquetas son los pilares de las automatizaciones en GoHighLevel. Sin una buena organización de datos, las automatizaciones no pueden funcionar correctamente.

Campos personalizados en automatizaciones

• Condiciones: si el campo “BIZ_sector” es igual a “Inmobiliaria”, ejecutar rama A; si es “Salud”, ejecutar rama B.
• Esperas dinámicas: esperar hasta que el campo “SVC_fecha_renovacion” sea dentro de 30 días.
• Actualización automática: cuando un lead convierte, cambiar el campo “MKT_puntuacion_lead” a 100.
• Personalización de mensajes: incluir el valor de “BIZ_sector” o “SVC_plan” en emails y SMS para mensajes personalizados.

Etiquetas en automatizaciones

• Disparadores: “cuando se añade la etiqueta X” es uno de los disparadores más usados en GoHighLevel.
• Condiciones: “si el contacto tiene la etiqueta Y, hacer Z”.
• Acciones: añadir o eliminar etiquetas como parte de una secuencia.
• Bifurcación: dirigir contactos por diferentes caminos según las etiquetas que tienen.

Ejemplo de workflow combinado

Workflow: Cualificación automática de leads

1. Disparador: nuevo contacto creado.
2. Condición: campo “BIZ_facturacion” mayor que 100.000 euros.
   • Si sí: añadir etiqueta “lead-cualificado”.
   • Si no: añadir etiqueta “lead-pyme”.
3. Condición: etiqueta “fuente-referido” presente.
   • Si sí: añadir etiqueta “prioridad-alta” y crear tarea para comercial.
   • Si no: continuar flujo normal.
4. Acción: enviar email de bienvenida personalizado según el campo “BIZ_sector”.
5. Espera: 3 días.
6. Condición: contacto ha abierto el email.
   • Si sí: añadir etiqueta “engaged” y enviar contenido relevante.
   • Si no: enviar SMS de seguimiento.

Migración de Datos: Importar Campos y Etiquetas

Si vienes de otro CRM, la migración de campos personalizados y etiquetas requiere planificación.

Antes de importar

1. Mapea los campos: identifica qué campos de tu CRM anterior corresponden a campos estándar de GoHighLevel y cuáles necesitan campos personalizados nuevos.
2. Limpia los datos: elimina duplicados, estandariza formatos (fechas, teléfonos, sectores) y corrige errores antes de importar.
3. Crea los campos primero: configura todos los campos personalizados en GoHighLevel antes de importar los contactos.
4. Planifica las etiquetas: decide qué etiquetas necesitas y cómo se mapean desde tu sistema anterior.

Durante la importación

• Usa el importador CSV de GoHighLevel mapeando cada columna al campo correspondiente.
• Las etiquetas se importan como valores separados por comas en una columna.
• Verifica con una muestra pequeña antes de importar todo.
• Revisa los registros que no se importaron correctamente.

Después de la importación

• Verifica que los campos tienen los valores correctos en una muestra representativa.
• Comprueba que las etiquetas se aplicaron correctamente.
• Ejecuta las listas inteligentes para verificar que los segmentos se generan como esperabas.
• Documenta cualquier dato que se perdió o transformó durante la migración.

Plantilla de Campos y Etiquetas por Tipo de Negocio

Para agencias de marketing

Campos personalizados:

• BIZ_sector (desplegable).
• BIZ_facturacion_anual (monetario).
• BIZ_web_actual (texto).
• MKT_fuente (desplegable).
• MKT_puntuacion_lead (número).
• SVC_plan (desplegable: esencial, profesional, premium).
• SVC_fecha_inicio (fecha).
• SVC_retainer_mensual (monetario).

Etiquetas:

• st_lead-nuevo, st_cualificado, st_propuesta-enviada, st_cliente-activo, st_ex-cliente.
• int_seo, int_ads, int_social, int_email, int_web.
• src_google-ads, src_meta-ads, src_referido, src_organico, src_linkedin.

Para profesionales de salud

Campos personalizados:

• PAT_tipo_consulta (desplegable).
• PAT_primera_visita (fecha).
• PAT_frecuencia (desplegable: semanal, quincenal, mensual).
• PAT_seguro_medico (texto).
• PAT_consentimiento_datos_salud (checkbox).

Etiquetas:

• st_paciente-activo, st_paciente-inactivo, st_lista-espera.
• src_web, src_referido, src_seguro.

Para inmobiliarias

Campos personalizados:

• INM_tipo_operacion (desplegable: compra, venta, alquiler).
• INM_presupuesto (monetario).
• INM_zona_preferida (texto).
• INM_tipo_inmueble (desplegable: piso, casa, local, oficina).
• INM_superficie_minima (número).
• INM_financiacion (checkbox).

Etiquetas:

• st_buscando, st_visita-programada, st_oferta-realizada, st_cerrado.
• pref_centro, pref_periferia, pref_costa, pref_rural.

Conclusión

Los campos personalizados y las etiquetas son los cimientos de un CRM funcional en GoHighLevel. Los campos almacenan datos específicos y estructurados; las etiquetas clasifican y segmentan de forma flexible. Usados correctamente, permiten automatizaciones precisas, segmentaciones potentes y una visión clara de cada contacto.

La clave está en la planificación: define tu estructura antes de empezar a cargar datos, establece convenciones de nomenclatura que todo el equipo respete y revisa periódicamente para eliminar lo que no se usa.

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