Migrar de HubSpot a GoHighLevel: Guía Paso a Paso

Migrar de un CRM a otro siempre da vértigo. Has invertido meses o años construyendo tu base de datos, configurando automatizaciones y creando formularios en HubSpot, y la idea de perder algo en la transición es comprensible. Pero si has decidido dar el paso a GoHighLevel, esta guía te lleva de la mano a través de todo el proceso, paso a paso, para que la migración sea lo más limpia y segura posible.

Esta guía está basada en migraciones reales de agencias y profesionales que han hecho la transición de HubSpot a GoHighLevel. Incluye qué puedes migrar, qué no, cuánto tiempo necesitas y los errores que debes evitar.

Antes de Empezar: Planificación de la Migración

Por qué migrar de HubSpot a GoHighLevel

Las razones más habituales para hacer esta migración son:

Coste. HubSpot Professional cuesta desde 500 EUR/mes y Enterprise desde 1.200 EUR/mes, con costes adicionales por contactos de marketing. GoHighLevel Unlimited cuesta 297 USD/mes con contactos ilimitados y sub-cuentas ilimitadas.

Funcionalidades incluidas. GoHighLevel incluye SMS, WhatsApp, constructor de funnels, calendario de reservas, gestión de reseñas y white-label, funcionalidades que en HubSpot requieren planes superiores o herramientas adicionales.

Modelo para agencias. GoHighLevel permite crear sub-cuentas para cada cliente de agencia sin coste adicional, mientras que HubSpot cobra por portal.

Si quieres una comparativa detallada, consulta nuestro artículo sobre GoHighLevel vs HubSpot.

Qué puedes migrar

• Contactos y empresas (datos básicos y campos personalizados)
• Oportunidades/deals (nombre, valor, etapa)
• Notas y actividades (parcialmente)
• Listas y segmentos (como tags en GHL)
• Templates de email (requiere adaptación manual)

Qué NO puedes migrar directamente

• Workflows/automatizaciones (deben recrearse)
• Formularios (deben recrearse)
• Landing pages (deben recrearse)
• Historial de emails enviados/recibidos
• Datos de interacción (aperturas, clics históricos)
• Configuraciones de lead scoring
• Informes y dashboards personalizados
• Integraciones activas

Tiempo estimado de migración

Estos tiempos incluyen la configuración de GoHighLevel, la migración de datos y la recreación de automatizaciones básicas. No incluyen la recreación de funnels o landing pages complejas.

Paso 1: Preparar GoHighLevel

Antes de tocar nada en HubSpot, configura tu cuenta de GoHighLevel para que esté lista para recibir los datos.

Crear la cuenta y sub-cuenta

1. Regístrate en GoHighLevel (plan Unlimited recomendado si gestionas múltiples clientes)
2. Crea una sub-cuenta para tu negocio o el negocio del cliente
3. Configura los datos básicos: nombre, dirección, teléfono, zona horaria (Europe/Madrid)
4. Conecta tu dominio personalizado si tienes uno

Configurar campos personalizados

Este paso es fundamental y muchos lo saltan, causando problemas en la importación.

1. Ve a Configuración > Campos personalizados en GoHighLevel
2. Revisa los campos personalizados que tienes en HubSpot (Contactos > Propiedades)
3. Crea los campos equivalentes en GoHighLevel ANTES de importar
4. Asegúrate de que los tipos de campo coinciden (texto, número, fecha, selector)

Los campos estándar que GoHighLevel mapea automáticamente son: nombre, apellido, email, teléfono, dirección, ciudad, estado/provincia, código postal, país y empresa.

Todo lo demás necesita campos personalizados creados manualmente.

Configurar pipelines

1. En GoHighLevel, ve a Oportunidades > Pipelines
2. Crea pipelines que repliquen las etapas de tus deals en HubSpot
3. No tienen que ser idénticos: aprovecha para simplificar si tu pipeline de HubSpot tiene demasiadas etapas
4. Anota la correspondencia entre etapas de HubSpot y GHL (la necesitarás en el paso 3)

Configurar tags

GoHighLevel usa tags en lugar de las listas estáticas y dinámicas de HubSpot. Decide tu estructura de tags antes de importar:

• Tags por origen del lead: “hubspot-import”, “web-lead”, “facebook-lead”
• Tags por lista de HubSpot: convierte cada lista importante en un tag
• Tags por etapa del lifecycle: “subscriber”, “lead”, “mql”, “sql”, “customer”
• Tags por interés o producto: “interesado-servicio-A”, “comprador-producto-B”

Paso 2: Exportar Datos de HubSpot

Exportar contactos

1. En HubSpot, ve a Contactos > Contactos
2. Selecciona las vistas o filtros que quieras exportar (o todos los contactos)
3. Haz clic en Exportar (arriba a la derecha)
4. Elige formato CSV
5. Selecciona las propiedades que quieres exportar:
   • Nombre y apellido
   • Email
   • Teléfono
   • Empresa
   • Cargo
   • Dirección completa
   • Lifecycle stage
   • Lead source
   • Propiedades personalizadas relevantes
   • Membresía en listas (para convertir en tags)
6. HubSpot enviará el archivo CSV por email cuando esté listo

Consejo importante: Exporta por segmentos si tienes más de 50.000 contactos. Los archivos CSV muy grandes pueden dar problemas en la importación.

Exportar empresas

1. Ve a Contactos > Empresas
2. Sigue el mismo proceso de exportación
3. Incluye: nombre de empresa, dominio, sector, tamaño, propietario

Exportar deals/oportunidades

1. Ve a Ventas > Deals
2. Exporta en formato CSV
3. Incluye: nombre del deal, valor, etapa del pipeline, contacto asociado, empresa asociada, fecha de cierre esperada

Exportar listas

1. Ve a Contactos > Listas
2. Para cada lista importante, entra en la lista y exporta los contactos
3. Anota el nombre de la lista: lo usarás como tag en GHL

Documentar Workflows

Los Workflows de HubSpot no se pueden exportar como archivo. Necesitas documentarlos manualmente:

1. Ve a Automatización > Workflows
2. Para cada Workflow activo, anota:
   • Nombre y objetivo del Workflow
   • Trigger (qué lo activa)
   • Acciones en orden (emails, delays, if/then, tasks)
   • Contenido de cada email del Workflow
3. Haz capturas de pantalla como referencia visual

Este es el paso más tedioso pero también el más importante. Los Workflows son la parte que más tiempo tarda en recrearse.

Documentar formularios y landing pages

1. Ve a Marketing > Formularios
2. Para cada formulario, anota: campos, página donde está embebido, acción post-envío
3. Ve a Marketing > Landing Pages
4. Para cada landing page importante, anota: URL, contenido, formulario asociado, objetivo

Paso 3: Importar Datos en GoHighLevel

Preparar el CSV para importación

Antes de importar, limpia y prepara tu archivo CSV:

1. Elimina duplicados. HubSpot puede tener contactos duplicados que no quieres arrastrar.
2. Normaliza teléfonos. GoHighLevel espera formato internacional (+34612345678). Si tus teléfonos no tienen prefijo de país, añádelo antes de importar.
3. Añade columna de tags. Crea una columna “tags” en el CSV con los tags separados por comas que correspondan a cada contacto (origen, lista de HubSpot, lifecycle stage).
4. Revisa campos personalizados. Asegúrate de que los nombres de las columnas del CSV coinciden con los nombres de los campos personalizados creados en el paso 1.
5. Codificación UTF-8. Verifica que el archivo está en UTF-8 para que los caracteres especiales (tildes, eñes) se importen correctamente.

Importar contactos

1. En GoHighLevel, ve a Contactos > Importar
2. Sube tu archivo CSV
3. Mapea cada columna del CSV con el campo correspondiente en GHL:
   • First Name > Nombre
   • Last Name > Apellido
   • Email > Email
   • Phone > Teléfono
   • Company > Empresa
   • Tags > Tags
   • Campos personalizados > sus equivalentes en GHL
4. Selecciona la opción “Actualizar si existe” para evitar duplicados si el contacto ya existe (por email o teléfono)
5. Inicia la importación

Para importaciones grandes (más de 10.000 contactos): Importa en lotes de 5.000-10.000 registros. GoHighLevel maneja bien importaciones grandes, pero dividir en lotes permite detectar errores más fácilmente.

Importar oportunidades

Las oportunidades se importan de forma similar:

1. Ve a Oportunidades > Importar
2. Sube el CSV de deals
3. Mapea las columnas: nombre de la oportunidad, valor monetario, etapa del pipeline, contacto asociado (por email)
4. Asegúrate de que las etapas del CSV coinciden con las etapas del pipeline creado en el paso 1

Verificar la importación

Después de cada importación, verifica:

1. Conteo de registros. Compara el número de contactos importados con el número de filas del CSV (menos la cabecera).
2. Campos personalizados. Abre 10-15 contactos aleatoriamente y verifica que los campos personalizados se han importado correctamente.
3. Tags. Filtra por cada tag importante y verifica que los contactos correctos lo tienen.
4. Oportunidades. Verifica que las oportunidades están en las etapas correctas del pipeline y asociadas a los contactos correctos.
5. Caracteres especiales. Comprueba que los nombres con tildes, eñes y otros caracteres especiales se muestran correctamente.

Paso 4: Recrear Automatizaciones

Esta es la parte que más tiempo consume pero también donde puedes mejorar lo que tenías en HubSpot.

Traducir Workflows de HubSpot a Workflows de GoHighLevel

Los conceptos se traducen así:

Recrear los Workflows prioritarios

No intentes recrear todos los Workflows a la vez. Prioriza:

1. Workflows de seguimiento de leads nuevos (primer contacto, secuencia de nurturing)
2. Workflows de citas (confirmación, recordatorio, seguimiento post-cita)
3. Workflows de ventas (movimiento de etapa en pipeline, notificaciones al equipo)
4. Workflows de onboarding (bienvenida a nuevos clientes)

Para cada Workflow:

1. Crea un nuevo Workflow en GoHighLevel
2. Configura el trigger equivalente
3. Añade las acciones en orden, adaptando al formato de GHL
4. Configura los delays y condiciones
5. Escribe o adapta el contenido de los emails
6. Activa el Workflow en modo borrador y testea con un contacto de prueba

Recrear formularios

1. En GoHighLevel, ve a Sitios > Formularios
2. Crea formularios equivalentes a los de HubSpot
3. Configura los campos y la acción post-envío (añadir tag, activar Workflow)
4. Obtén el código de embebido para insertar en tu web
5. Actualiza tu web reemplazando los formularios de HubSpot por los de GHL

Recrear landing pages (si aplica)

Si usabas landing pages de HubSpot:

1. Usa el constructor de funnels de GoHighLevel para recrearlas
2. Replica el contenido y diseño (no tiene que ser idéntico, aprovecha para mejorar)
3. Conecta los formularios creados en el paso anterior
4. Configura el dominio y las URLs
5. Actualiza los enlaces en campañas activas y anuncios

Paso 5: Configurar Canales de Comunicación

Una ventaja de GoHighLevel sobre HubSpot es la comunicación omnicanal integrada. Configura todos los canales disponibles:

Email

1. Configura tu dominio de envío con Mailgun (o el proveedor que elijas)
2. Autentifica con SPF, DKIM y DMARC
3. Importa o recrea tus templates de email
4. Configura la dirección de respuesta

SMS

1. Conecta tu cuenta de Twilio
2. Compra un número de teléfono con capacidad SMS
3. Verifica el número para envío

WhatsApp

1. Configura WhatsApp Business API a través de la integración de Meta
2. Verifica tu negocio
3. Crea templates de mensaje aprobados

Calendario

1. Configura el calendario de reservas
2. Conecta con Google Calendar u Outlook
3. Define tipos de cita, duración y disponibilidad
4. Genera el enlace de reserva para compartir con clientes

Paso 6: Periodo de Transición

No desactives HubSpot inmediatamente. Mantén ambas plataformas activas durante un periodo de transición de 2-4 semanas.

Semana 1-2: Operación paralela

• Usa GoHighLevel para nuevos leads y nuevas conversaciones
• Mantén HubSpot activo para Workflows en curso y leads en proceso
• Verifica que las automatizaciones de GHL funcionan correctamente
• Corrige problemas detectados

Semana 3-4: Transición completa

• Mueve los leads en proceso de HubSpot a GoHighLevel
• Desactiva los Workflows de HubSpot uno por uno
• Actualiza todos los formularios y landing pages
• Redirige dominios si es necesario
• Verifica que no hay comunicaciones sueltas

Después de la transición

• Exporta un backup final de HubSpot antes de cancelar
• Cancela tu suscripción de HubSpot
• Mantén el backup durante al menos 6 meses por si necesitas consultar datos históricos

Qué Perderás en la Migración (Seamos Honestos)

Es importante ser transparente sobre lo que se pierde:

Historial de interacciones de email. Las aperturas, clics y respuestas históricas no migran. Empezarás con un historial limpio en GHL.

Lead scoring acumulado. Si usabas lead scoring en HubSpot, esos datos no se transfieren. Necesitarás configurar un sistema de scoring nuevo en GHL.

Informes históricos. Los dashboards y reportes de HubSpot no se replican. Perderás la capacidad de comparar métricas históricas a menos que exportes esos datos antes de migrar.

Flujo de trabajo durante la transición. Durante las 2-4 semanas de transición, la operativa será más lenta porque gestionarás dos plataformas.

Integraciones de terceros. Cada integración que tenías con HubSpot (Zapier, herramientas de reporting, etc.) necesita reconfigurarse para GoHighLevel.

Errores Frecuentes en la Migración

No hacer backup antes de empezar. Exporta absolutamente todo de HubSpot antes de tocar nada. Si algo sale mal, quieres poder volver al punto de partida.

Importar sin limpiar datos. Contactos sin email, duplicados, datos obsoletos: la migración es la oportunidad perfecta para limpiar tu base de datos. No arrastres basura de una plataforma a otra.

Intentar replicar HubSpot exactamente. GoHighLevel funciona diferente. Intenta adaptar tus procesos a las fortalezas de GHL en lugar de forzar los Workflows de HubSpot tal cual. Muchas veces descubrirás formas más eficientes de hacer las cosas.

No testear las automatizaciones. Cada Workflow recreado debe probarse con un contacto de prueba antes de activarse en producción. Un email enviado al contacto equivocado o con campos vacíos causa una mala impresión difícil de reparar.

Cancelar HubSpot demasiado pronto. Mantén la suscripción activa durante el periodo de transición. El coste de un mes extra de HubSpot es insignificante comparado con el riesgo de perder datos o dejar leads sin seguimiento.

Conclusión: La Migración Merece la Pena

Migrar de HubSpot a GoHighLevel requiere esfuerzo y planificación, pero el resultado merece la pena para la mayoría de agencias y profesionales de marketing. El ahorro mensual es significativo (especialmente si estabas en planes Professional o Enterprise de HubSpot), y las funcionalidades adicionales de GoHighLevel (SMS, WhatsApp, funnels, calendario, white-label) compensan con creces lo que se pierde en la transición.

La clave es planificar bien, ejecutar por fases y no tener prisa. Una migración bien hecha en 2 semanas es infinitamente mejor que una migración apresurada en 2 días que deja problemas durante meses.

Si quieres conocer más sobre GoHighLevel antes de dar el paso, consulta nuestra guía sobre qué es GoHighLevel y nuestro tutorial para principiantes.